Reengineering (Değişim Mühendisliği) Nedir?
Özet
Değişim Mühendisliği, organizasyonlardaki uygulanan tüm yapısal ve sistemsel uygulamaların çok hızlı ve köklü yenilikler ile birlikte daha yüksek performans elde edilmesini amaçlayan modern bir tekniktir. Değişim mühendisliği, organizasyonların verimliliğini ve performansını yükseltmek için oluşturulmuş bir tekniktir. Makalede 1990’ lı yıllarda keşfedilen bu yönetim tekniği, birçok alan ile bağdaştığı ortak noktalarıyla detaylı bir şekilde incelenmiştir.
Giriş
Küreselleşmenin doğal bir sonucu olarak dünyadaki tüm kurumlar için değişimin zorunlu bir ihtiyaç haline geldiğini görüyoruz. Değişimin ne şekilde sağlanacağından ziyade, değişimin bir zorunluluk olduğunu anlamak, bir organizasyon için olmazsa olmaz diyebiliriz. Organizasyonlarda değişim karşı konulamaz bir olgudur. Bu açıdan değerlendirildiğinde, değişime daha içten ve kararlı şekilde yaklaşırsak değişimde başarı oranını arttırabiliriz. Gelişmiş devletleri incelediğimize, özellikle özel sektör işletmelerinin, organizasyon sistemlerini tekrar yapılandırdıklarını gözlemliyoruz. (Aktan, 2011:68)
1.Değişim Mühendisliği
Değişim Mühendisliğinde amaç performans için olumlu bir etki sağlamak olduğundan dolayı, bu konu bir işletmede insan kaynakları departmanı açısından önemli bir kavramdır. Değişim mühendisliği, adından da anlaşılacağı üzere değiştirmekle ilgili bir kavramdır. İşletmedeki var olan değişim taleplerine bütünsel şekilde çözüm üretmek için kurulmuş bir sistemdir. Bu sistem planlı ve düzenli bir şekilde ilerlediğinde en yüksek verim alınabilir.
Var olan sistem günümüzün ihtiyaçlarını karşılamıyorsa ya da uyumsuzluk sorunları açığa çıkıyorsa bu sistem artık organizasyon için verimsizleşmeye başlamış demektir. Bu sebeple parça parça değil tüm organları gerektiği şekilde değiştirmek ve yenilemek gerekmektedir. Bu sisteme aynı zamanda yeniden düzenleme de denilebilir.
Değişim mühendisliği kavramı, giderler, nitelik, ihtiyaca göre artıp azalan ve sürat şeklinde dönemin en etkili iş yapış kalitesi standartlarında etkileyici iyileştirmeler oluşturmak maksadıyla karar ve eylem aşamalarının kökten tekrar değerlendirilmesi ve tekrar dizayn edilmesi olarak açıklanabilir. (Hammer, 1998).
Özellikleri
- Devamlı şekilde sorgulayıcıdır
- Temelden sorgulama yapar
- Varsayımlara göre hareket edilmez
- Sabit değerler bulunmaz
- Var olan ile vakit kaybetmez
- Var olanı gerçek ve kesin değişimlere tabi tutar
- Yeni metotlar yaratır
- Performansta etkili dönüşümler amaçlar
- Tüm süreç ile ilgilidir
Değişim mühendisliğinin farklı bir hedefi, etkileyici iyileştirmeler oluşturmaktır. %10 düzeylerinde planlanan bir yenilenme amacı bir hayli emek sarf edilen ve sıkıcı, bununla birlikte vakit alan bir değişim mühendisliği süreci adına amaç teşkil etmez. Değişim mühendisliğinde geride kalmış süreç metotları bırakılarak aşamaların tekrar dizaynı gereklidir. Bu şekilde süreç olgusu, aynı noktada buluştuklarında müşteri adına değerli hale gelecek bir takım işler bütününden bahsetmektedir. Farklı bir açıdan, aşamalar tümüyle önemli hale gelmektedir. Sürecin içerdiği sorumluluklar, sürecin son aşamasındaki ürün gibi, benzer şekilde müşteri istekleri gibi ön planda değildir. (Yaralıoğlu,2001)
Değişim mühendisliği kavramı buradan da anlaşılacağı üzere müşterilerin taleplerini odak noktasına koyarak çalışmalar yapmayı hedefler. Eğer ürün müşteriye en verimli, güvenilir şekilde ulaşmış ve olumlu geri dönüşler alınmışsa o işletmede performans kaliteli ve verimli durumda demektir. Değişim mühendisliğini gerçekleştiricileri bu ölçütleri odak noktası yaparak çalışmalarını sürdürmektedir.
Teknolojinin ilerlemesi, ülkelerin birbirleri ile olan ticari sınırlarının esneklik kazanması ve nihayetinde önceki dönemlere nazaran çok daha fazla opsiyonu içeren müşterilerin isteklerindeki farklılıklar, klasik yapıdaki işletmelerin hedef, metod ve temel işletme kurallarının tekrar incelenmesini gerektirmiştir. İşletmelerin bu durumlarda, müşterinin arzu ve gereksinimlerini sağlayabilecek ürün ya da hizmeti vermesi, sadece ileri insan kaynağı ile sağlanabilmektedir. (Özkan, 2004;1)
Bu sebeple de değişim mühendisliğini gerçekleştirenler işinin ehli olmalıdırlar.
Organizasyonları değişime iten bir takım unsurlar vardır. Bu unsurların neler olduğuna şu şekilde değinebiliriz:
Rekabet ve küreselleşme.
Küreselleşmenin bir sonucu olarak ticari zorlukların ortadan kaybolmaya başlaması, rekabeti de beraberinde getirdiği için organizasyonlar kendini geliştirmek zorunda kalıyor. Rekabet, değişimin en önemli tetikleyicisidir.
Küresel ve yerel entegrasyonların değerinin artması.
WTO, uluslararası ticaret için önemli gelişmelere önayak olurken APEC, LAFTA, NAFTA gibi entegrasyonlar, işletmeleri değişim anlamında harekete geçiriyor.
Bilişim teknolojilerinin önem kazanması.
Çok hızlı bir şekilde gelişen bilişim dünyası, otomasyon ve iletişim araçları işletmeleri ister istemez hareket etmeye zorluyor.
Malzeme alanındaki yenilikler.
Malzeme alanındaki yenilikler, değişimi gerekli kılan unsurlardan biridir. Örneğin; bir malzemenin, bir diğerinden daha olumlu özelliklere sahip olması, diğer işletmeleri daha iyi olma konusunda harekete geçirecektir.
Teknolojideki güncel hareketler.
Özellikle araştırma — geliştirme konusunu ilgilendiren bu madde, bu alanda ortaya çıkan yenilikler dolayısıyla, organizasyonlarda değişimlere sebebiyet vermektedir. (Aktan, 2011:68)
Ortaya çıkan yeni ticaret opsiyonlarda söz sahibi olma çabası.
Sovyetler birliği ile bağlarını koparan ülkelerde ortaya çıkan pazarlar, diğer devletlerin dikkatini çekmiş ve bu ülkelerde iş yapma fırsatlarını ortaya çıkarmıştır. Bununla birlikte, sosyalizmi terk ederek süratli bir şekilde piyasa ekonomisini benimseyen Çin, ilerleyen yıllarda önemli Pazar yerlerinden biri olacak ve bu pazardan pay kapma çabası için çok büyük rekabetler yaşanacaktır. Bu rekabetler işletmeleri değişime teşvik etmektedir.
İnsan kaynaklarının önem kazanması.
İşletmelerin, çalışanlarına daha fazla yatırım yapıyor oluşu, diğer işletmeleri bu konuda rekabete zorluyor. Çalışana yapılan yatırımın olumlu sonuçları gözlendikçe, işletmeler için değişim kaçınılmaz hale gelmektedir.
Bilinçli müşteri sayısındaki artış.
Bilinçli müşteri sayısındaki artış doğal olarak işletmeleri rekabet eder hale getirmiştir. Ne istediğini bilen ve kolay memnun olmayan müşteriler odak haline gelmiş ve müşteri memnuniyetini ön planda tutan işletmeler yarış haline girmiştir. Bu durum da işletmeleri değişime zorlayan önemli unsurlardan bir tanesidir.
Kalite standartlarının önem kazanması.
Müşteri ile kaliteli ürün arasındaki yasal kuralları belirleyen kalite güvence sistem standartlarını içeren ISO — 9001, dünyada oldukça benimsenmiş durumda. Bu belgeyi elde eden şirketler, diğerlerine göre bir adım önde ve elini pazarlık anlamında çok güçlendirmiş oluyor. Bu durum işletmeleri değişime zorlayan faktörlerden biridir.
Tüm bu maddeler, işletmeleri ister istemez köklü değişikliklere zorlayan faktörlerdir. Değişim sürecine başlamadan önce, değişimin neden yapılması gerektiği düşünülmelidir. Bu düşüncelerin sonucunda ortaya çıkabilecek maddelerin önemli olanlarını sıraladık. (Aktan, 2011:69)
2.Reengineering İçin 5N, 1K Soruları
Değişim kavramını daha iyi kavrayabilmek adına, değişim için sorulması gereken bazı sorular vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir:
- Nedir?
- Neden ihtiyaç vardır?
- Nereye varmayı arzulamaktadır?
- Ne zaman uygulanacaktır?
- Ne şekilde uygulanacaktır?
- Kim tarafından uygulanacaktır?
Değişimi iyi bir şekilde anlamak için bahsedilen soruların çok iyi şekilde anlamlandırılması gerekmektedir. (Aktan, 2011:70)
Bununla birlikte organizasyonel açıdan bazı durumlar için sorulması gereken konu başlıkları da şu şekildedir:
İşletmenin Değişimi ile İlgili Karar Aşaması
Değişim süreci boyunca karşılaşılabilecek risklerin neler olduğu, değişimin amaçları ve sebepleri gibi konulara karar verilmesini içerir. İşletmenin doğrudan etkileneceği durumları içeren bu sorular bir hayli önem taşımaktadır ve değişim sürecini doğrudan ilgilendirmektedir. (Pira & Kocabaş, 2003:90)
Görevler
İşletmede değişim sonucunda işgörenlerin ne gibi vazifeler üstlenecekleri sorusu ortaya çıkmaktadır. Değişim sonucunda ortaya çıması muhtemel olan görev değişikliklerinin ve dış kaynaklara aktarılacak vazifelerin neler olacağı konusu gündeme gelmektedir.
Yapısal Durum
Yapı ile ilgili durumların, işletmenin birliği ile uyumlu olup olmadığının belirlenmesi gerekmektedir. İşletmenin coğrafi açıdan uygunluğu ve bir değişime ihtiyaç olup olmama durumu, çok iyi bir şekilde değerlendirilmesi ve üzerine düşünülmesi gereken konulardır.
Çalışanlar
İnsan kaynakları açısından; çalışanların yeterli sayıda olması, güncel durumlara adapte olabilmesi, doğru çalışanın doğru pozisyonda olması ve işe alınan çalışanların yeterli yetkinlikte olup olmamaları durumları çok iyi değerlendirilmesi gereken konulardandır.
Mükafatlandırma
Çalışanların performanslarına göre mükafatlandırılıp mükafatlandırılmadığı, çalışanlar arasında eşit bir tutum sergilenip sergilenmediği, kuruma uyarlanacak olan yeni mükafat programının ne şekilde belirleneceği de, değişimde insan kaynakları ile ilgili önemli durumlardan bir tanesidir. (Pira & Kocabaş, 2003:90)
Sorgulama
Kurumda uygulanan değişimlerin yeterli seviyede gerçekleşip gerçekleşmediğini, değişim sonuçlarının geri dönütlerini, yeterli aralıklarla sorgulanıp sorgulanmadığını mutlaka belirlemek gerekir. Bu belirlemeler kurumun hatalarını daha erken fark ederek sorunları daha kolay çözmesini ve yeni oluşacak hataları önlemesini sağlamaktadır.
Değişim Sürecinin Karar Vericileri
Kurumda alınan kararların, yeni sistemle iç içe olması, zor kararlarda ne gibi farklılıklar uygulanacağı ve doğru kararların alınıp alınmadığının kontrolü, değişim açısından önemli bir konudur.
Kurum Kültürü
Değişim kurum içerisindeki havayı nasıl etkileyecek? Değişim sürecinde işletmeye yeni katılan çalışanlar, kurum kültürüne ayak uydurabilecek mi? Mevcut kurum kültürü, değişim sonrasında daha da kötüye mi gidecek yoksa belirgin iyileşmeler mi gözlemlenecek? Değişimde kurum kültürü, iyi yönetilmesi gereken konulardan bir tanesidir ve iş motivasyonunu etkileyen en önemli faktörlerdendir.
Bilgi Aktarımı
Eskiden beri süregelen bilgiler elde tutulmaya devam mı edecek yoksa yenileriyle değiştirilerek yok mu sayılacak? Tecrübenin çok önemli olduğu iş dünyasında, bu konu bazı durumlarda kafa karıştırıcı olabiliyor. Değişim süreci ile beraber bilgi sistemlerinde de köklü değişimler yapılması kuruma zarar verebilir mi yoksa bu köklü değişimler yeni bir başlangıç için zorunlu mudur? Bu gibi soruların, değişim sürecinde cevaplandırılması gerekmektedir. (Pira & Kocabaş, 2003:91)
3.Değişim Mühendisliğini Kim Uygular?
Değişim mühendisliği bireysel bir iş değildir. Değişim mühendisliği çalışmaları organize bir ekip tarafından uygulanır. Bu ekip alınan görev ve sorumluluklara göre belirlenir. Ekip 5 unsurdan oluşmaktadır.
Bu ekip üyelerinin görevleri özellikleri şu şekilde tanımlanabilir:
1- Lider
2- Süreç Sahibi
3- Değişim Mühendisliği Ekibi
4- İdareci Komite
5- Koordinatör
Lider
Lider, çalışmayı başlatan, öncülük eden, ekibin değişim fikrine hazırlanması ve projeyi verimli şekilde tanımlaması için motive eden kişidir.
Süreç Sahibi
Bu çalışmanın sürecinin ve belli bir zamana yayılmasının sorumluluğunu üstlenen kişidir. Bu kişi ekibi kumanda eden rolündedir. Değişim mühendisliği uygulamaları
için gerekli kaynağı sağlayıp ekibi düzenleyen bürokratik sorumluluklarla ilgilenen kişidir. Ekibi motive eden, gözleyen sürecin gözcülüğünü ve sözcülüğünü yapan kişidir.
4.Değişim Mühendisliği Ekibi
Belli bir zaman dilimi boyunca değişim mühendisliği uygulama görevini üstlenmiş olan kişidir. Süreci uygulama bakımından yöneten ekiptir. Uygulama için gerekli düşünceyi planlamayı üreten, tartışan genelde 5 ile 10 arasına kişi sayısından oluşan ve sürecin oluşturucusuna bağlı olarak iş gören ekiptir.
İçerdekiler
n Sürecin içinde bulunan uygulamaların devamını sağlayan,
n Süreci iyi bilecek şekilde tecrübe sagibi,
n İşleri klişe bir düzene oturtmaktan çekinen,
n Arayışta olan kimselerdir.
Dışarıdakiler
n Süreçle birinci elden alakası bulunmayan,
n Değişim mühendisliğinin ne olduğunu bilen,
İçerdekiler topluluğunu sorgulayarak bir yola sokan bilirkişilerdir. (Şahin, 2007)
İdareci Komite
Yönetimin üst düzey kişilerinden oluşur. Kuruluşun değişim mühendisliğini genel olarak planlayan, planları öncelik sırasına göre gerçekleştirme hedefinde olan, süreç sahibi ve diğer grupların çözemediği sorunlarla ilgilenen ekiptir.
Koordinatör
Projeler arasında koordinasyon sağlayan ekiptir. Değişim mühendisliği liderine sadık olarak çalışır. Süreç sahibi ve diğer ekiplere dayanak olmak için çalışan ve kuruluştaki tüm değişim mühendisliği uygulamalarında aktif olarak idare eden kişidir.
